Qu’est-ce que les étiquettes dans Todoist?

 In Gestionnaire de tâches, Todoist

Todoist, dans sa version premium et business, vous donne la possibilité d’ajouter une ou plusieurs étiquettes (ou label) à vos tâches pour vous permettre de trouver rapidement les tâches les plus pertinentes en fonction de votre situation ou contexte actuelle.

Par exemple, si vous êtes chez vous, avoir une étiquette “@maison” pour permettra de filtrer vos tâches et rapidement trouver celle que vous pourrez effectuer immédiatement.

Pour vous donner une idée des étiquettes possibles, j’ai crée une liste d’étiquettes qui pourront vous être utiles. Bien sûr, il vous sera plus intéressant de crée des étiquettes personnalisé selon avec vos besoins.

Comment ajouter une étiquette

Il y a deux façon de créer une nouvelle étiquette :

Depuis l’onglet Etiquettes dans la barre latérale gauche

En cliquant sur le “+” à droit de “Etiquette”, un champ va apparaître et va vous permettre d’entrer le nom de votre étiquette. Vous n’aurez qu’à appuyer sur le bouton “Ajouter une étiquette” ou appuyer sur entrée pour valider votre étiquette.

Comment créer une nouvelle étiquette dans Todoist

Il est aussi possible de modifier la couleur de l’icône à gauche de l’étiquette. Il vous suffit juste de cliquer sur l’icône et un choix de couleur apparaîtra sous celui-ci. Il est possible de changer la couleur ou le nom de l’étiquette par la suite. Les couleurs vous permettrons de classer visuellement les différentes étiquettes par groupe.

Changer couleur de l'étiquette dans Todoist

Depuis une nouvelle tâche

Un des façons les plus faciles d’ajouter une étiquette est lors de l’entrée d’une nouvelle tâches. Entrez l’intitulé de votre tâches et entrez ensuite votre étiquette en commençant avec “@” puis le nom de votre étiquette.

Ajouter étiquette dans Todoist depuis une nouvelle tâche

Si l’étiquette n’existe pas, vous verrez alors un message disant “Add label…”. Cliquer sur le message pour créer la nouvelle étiquette. La nouvelle étiquette apparaîtra en bas de votre liste d’étiquettes.

Liste d’étiquettes pour Todoist

Endroit

Lieux physiques où les tâches peuvent être effectuées.

  • @maison
  • @dehors
  • @bureau
  • @ville

Il est important de noter que Todoist offre aussi une fonction de rappels géolocalisés. Vous pouvez ainsi définir un rappel selon le lieux que vous désirez. Vous pouvez par exemple recevoir un rappel lorsque vous passez devant votre banque.

Date

Ces étiquettes vous permettent de classer vos actions selon la période de la journée, par semaine ou mois. Utilisez une étiquette pour le mois peu être utile, par exemples pour des tâches à accomplir pour la rentrée ou pour préparer des vacances.

  • @aujourd’hui
  • @matin
  • @après-midi
  • @soir
  • @septembre

Technologie

Voici comment classer les tâches selon l’appareil que vous avez vous. Selon que vous soyez chez vous devant votre ordinateur ou dans le métro avec votre téléphone portable, les tâches que vous pouvez effectuer sont différentes. Aussi, le fait de devoir avoir accès à internet ou non va jouer.

  • @smartphone
  • @ordinateur
  • @Kindle
  • @Internet
  • @mode avion

Communication

De nos jours, il n’est pas rare d’utiliser une multitude de services de communication: email, chat, Skype et j’en passe. Donc utiliser une étiquette pour chaque service peut se révéler extrêmement utile que cela soit sur le plan personnel ou professionnel. Il sera très utile de grouper vos tâches par type pour être plus productif. Vous pourriez par exemple bloquer une heure dans votre calendrier pour traiter vos email et filtrez vos tâches dans Todoist avec l’étiquette @email.

  • @téléphone
  • @email
  • @slack
  • @messagerie (Facebook Messenger, Whatsapp, WeChat, etc.)

Personne

Avoir une personne comme étiquette est pratique si vous des personnes sont impliquées dans vos tâches ou si vous avez des tâches à effectuer pour d’autres personnes. Cela marche aussi bien sur le plan personnel que sur le plan professionnel.

  • @femme
  • @enfant
  • @famille
  • @collègue
  • @client

Concentration

Un point important à prendre en compte lorsque l’on revoit sa liste de tâches est le niveau d’énergie. En effet, selon notre condition, il sera difficile de traiter des tâches demandant beaucoup de “brain power”. La rédaction d’un article de blog prendra plus de ressources mentales que des recherches sur un sujet ou sur la réponse à un email. Il sera donc important de traiter les tâches importantes en priorité mais aussi de les traiter au moment de la journée où l’on a assez d’énergie pour les accomplir. C’est pourquoi je préfère travailler sur les tâches les plus demandantes intellectuellement dans la matinée. L’étiquette “@pas d’énergie” est parfaite pour des tâches à accomplir après une longue journée de travail. Cela peut être “Regarder video Youtube” ou “répondre au texte de x” etc. En général, j’utilise l’étiquette @Réflexion pour tout ce qui va être planification de projet ou lorsque j’ai une décision important à prendre.

  • @pleine concentration (Deep Work)
  • @réflexion
  • @sprint
  • @pas d’énergie (je préfère nommer cette étiquette “brain dead” dans mon système)

Priorité

Pour ajouter P1, P2, P3, P4, il n’y a pas besoin d’ajouter “@” car ces priorités sont utilisées par défaut dans Todoist. P1 est la plus haute priorité et P4 est la plus basse. Pour ma part, je n’utilise que P1 pour les tâches vraiment urgentes/importantes et @TPI pour les tâches les plus importantes que je souhaite accomplir durant la journée. En général, j’essaye de caser 3 TPI par jour.

  • P1
  • P2
  • P3
  • P4
  • @TPI (tâches la plus importante)

Temps d’exécution des tâches

Cela peut être utile d’utiliser les étiquettes pour indiquer la durée des tâches à effectuer. Cela vous permettra par exemple de ne voir que les tâches qu’il vous sera possible d’effectuer dans le temps que vous avez devant vous. Par exemple, si vous avez une heure le départ de sortir, vous pourrez agir sur les tâches qui vous prendront 5 minutes, 30 minutes ou une heure.

  • @5min
  • @30min
  • @1h
  • @2h

Etat des tâches

Parfois, on commence une tâche et l’on a pas le temps de la finir. Parfois, pour finir une tâche, on a besoin d’information provenant de quelqu’un d’autre. Pour ces raison les étiquettes ci-dessous se révèle très utile pour en savoir plus sur l’état de vos tâches. Si vous utilisez Todoist pour votre routine matinale ou si vous avez de nombreuses tâches récurrentes, il sera aussi utile d’utiliser l’étiquette  “@récurrent” pour filter ces tâches.

  • @en attente
  • @en progrès
  • @récurrent

Exemples de tâches avec étiquettes

  • Acheter un nouveau MacBook Pro pour le nouveau designer @bureau @ordinateur @p1
  • Ranger le grenier @maison @pas_d’énergie
  • Répondre au service client d’OVH pour problème de paiement par carte bancaire @email @P1 @5min
  • Planifier le renouvellement du design du site @ordinateur @réflexion @en progrès
  • Ecrire article de blog @client_A @pleine_concentration @2h @TPI
  • Déposer chèque @banque @matin @p1
  • Ecouter podcast @smartphone @pas_d’énergie
  • Répondre au message de Julien regardant la présentation @slack

Dernière chose

A l’usage, vous allez voir que vous aurez tendance à utiliser certaines étiquettes (ou type d’étiquette) plus que d’autre. Il y a une petite astuce qui va vous permettre de faciliter l’ajout de ces étiquettes lors de la création de nouvelle tâches. Entrez simplement un symbole avant le nom des étiquettes.

Todoist étiquettes et symboles pour entrée plus facile

Comme vous pouvez le voir sur le capture ci-dessus, j’ai ajouté un “.” ou un “_” avant l’intitulé de l’étiquette. Pourquoi ? Quand je vais créer une nouvelle tâche, au moment d’ajouter une (ou des) étiquette en commençant avec @, en ajoutant un “.” juste après, cela va me montrer la selection d’étiquettes commençant avec un point.

Conclusion

J’espère que cette liste et ses exemples vous a donnez une bonne idée de l’importance des étiquettes et de la façon dont cela peut vous aider à vous organiser et trouver vos tâches beaucoup plus vite.  Les étiquettes ont aussi une autre utilité.

Il est possible de combiner les étiquettes ensemble pour créer des filtres ou des recherches plus poussées. Par exemple, si de retour au bureau après un déjeuner copieux, vous avez avez un coup de barre et n’avez pas la force de commencer un tâche demandant beaucoup de concentration, vous pourriez cherché dans Todoist pour :  “@pas d’énergie + @après-midi”. Ou encore si vous êtes entrain d’attendre à la poste ou à la banque, vous pouvez sortir votre téléphone et cherchez des tâches pour “@smartphone + @5min”.

Mon conseil est de n’utiliser que les étiquettes que si vous en avez besoin. De même, n’hésitez pas à effacer les étiquettes dont vous n’avez pas besoin. Gardez votre système simple.

Nous verrons l’usage des filtres dans un prochain article.

Recommended Posts

Leave a Comment

Contactez-nous

Envoyez-nous un message et nous vous répondrons dès que possible.

Not readable? Change text. captcha txt

Start typing and press Enter to search

Revue de Todoist

Send this to a friend